Gestão de Metadados, Etiquetas & Organização de pastas

Gestão de Metadados

Muitas vezes, ao adicionar artigos ou outros documentos de forma automática, alguns campos de metadados podem vir com erros de formatação, informações em branco ou até mesmo classificados com o tipo de documento errado (ex: um capítulo de livro capturado como se fosse um artigo de revista).

Para garantir que suas citações e referências saiam perfeitas no futuro, precisamos fazer uma revisão e, se necessário, alterar manualmente esses campos.

Como vimos no tópico anterior, o Zotero concentra todas essas informações no painel da direita. Qualquer campo nessa área pode ser editado livremente.

Veja como é simples ajustar:

1. Selecione o item que deseja corrigir na coluna central da sua biblioteca.
2. Olhe para o painel da direita (a aba “Informações”). Lá estão todos os metadados.
3. Clique diretamente sobre o texto do campo que precisa de ajuste (por exemplo, o campo “Título” ou “Data”). A caixa de texto ficará editável.
4. Digite a informação correta e aperte Enter (ou clique fora da caixa) para salvar.

Mudando o Tipo de Item

Se o documento foi importado com a categoria errada, clique no campo Tipo de item (o primeiríssimo da lista, lá no topo do painel direito). Um menu suspenso aparecerá para você escolher a classificação correta (Livro, Artigo de Jornal, Página Web, etc.). O Zotero ajustará os campos disponíveis automaticamente!

Ajustando os Nomes dos Autores

Se o Zotero importar o autor de forma bagunçada ou se tratar de um autor institucional (como “Ministério da Educação” ou “Organização Mundial da Saúde”), você pode ajustar a estrutura do campo.

Basta clicar no pequeno ícone branco que fica ao lado direito da caixa de texto do autor. Ele alterna entre o formato “Sobrenome / Nome” (dividido em dois campos) e o formato de “Campo Único”

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Coleções e Subcoleções (Pastas)

Quando começamos a usar o Zotero, é muito comum ir salvando tudo e deixar os artigos acumulados na raiz da “Minha Biblioteca”. Porém, é possível criar pastas (que o Zotero chama de Coleções) para se organizar.

Mesmo que você ainda não tenha um sistema de organização “perfeito” em mente, começar separando seus textos por disciplinas, semestres ou capítulos do seu trabalho já faz uma diferença enorme!

1. Criando uma Coleção (Pasta Principal): No canto superior esquerdo, acima de “Minha Biblioteca” clique no ícone de uma pastinha com um sinal de mais ‘+’ (Nova Coleção). Você também pode clicar com o botão direito sobre “Minha Biblioteca” e escolher a mesma opção. Dê um nome para o seu projeto ou disciplina.
2. Criando uma Subcoleção (Subpasta): Se o seu projeto for grande, você pode criar pastas dentro de pastas para deixar tudo mais organizado. Basta clicar com o botão direito em cima de uma coleção que você já criou e selecionar Nova Subcoleção… (New Subcollection).
3. Guardando seus itens: Para colocar um texto dentro de uma coleção, basta clicar no item na coluna do meio, segurar e arrastá-lo para a pastinha desejada na coluna da esquerda.

Coleções do Zotero

Diferente das pastas normais do seu computador, colocar um mesmo artigo em duas coleções diferentes no Zotero não duplica o arquivo PDF nem gasta mais espaço no seu HD. O software apenas cria “atalhos”. Ou seja, você pode jogar o mesmo artigo na pasta de “Metodologia” e na pasta do “Projeto Final” sem problemas!

Por causa disso, preste atenção na hora de apagar um item: para tirar um item apenas da pasta atual, clique com o botão direito sobre ele e escolha Remover Item da Coleção. Mas cuidado: se você escolher Mover Item para a Lixeira, ele será apagado da sua biblioteca inteira e sumirá de todas as coleções junto!

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Etiquetas (Tags)

Enquanto as pastas (coleções) ajudam a separar seus itens por projetos ou disciplinas, as etiquetas são ferramentas incrivelmente flexíveis para cruzar temas e organizar o seu fluxo de trabalho de forma transversal.

Você pode usar etiquetas para marcar conceitos-chave, separar metodologias, ou até mesmo definir o status de um documento (ex: lido, fichar, urgente).

1. Criando uma etiqueta: Selecione um item na sua biblioteca (coluna central). No painel da direita, desça até a aba Etiquetas (Tags), clique no botão Add (Adicionar) e digite o nome desejado.
2. O Seletor de Etiquetas: Repare no canto inferior esquerdo da tela do Zotero. Lá existe um painel (uma nuvem de palavras) que reúne todas as etiquetas que você já usou na sua biblioteca.
3. Filtrando a biblioteca: Clique em qualquer etiqueta nesse painel inferior esquerdo. O Zotero aplicará um filtro instantâneo e mostrará na coluna central apenas os itens que possuem aquela marcação. Para remover o filtro, basta clicar na etiqueta novamente.
4. Atribuindo Cores: No mesmo painel do canto inferior esquerdo, clique com o botão direito sobre uma etiqueta que você considera muito importante (como um status de leitura) e selecione Atribuir cor… (Assign Color…).
5. Escolha uma cor, defina um número de atalho de teclado (opcional) e clique em OK.

Organização Visual

Quando você atribui uma cor a uma etiqueta, o Zotero passa a exibir um pequeno círculo colorido logo ao lado do título do artigo na lista principal.

Nota: O Zotero costuma importar “Etiquetas Automáticas” que vêm junto com os dados do artigo. Para evitar que o seu painel fique poluído no futuro, você pode desativar esse comportamento padrão: acesse as Preferências (ou Settings) do aplicativo, vá na aba Geral (General), desça até a seção Diversos (Miscellaneous) e desmarque a caixa “Automatically tag items with keywords and subject headings”.

Bônus: Artigos Relacionados

No mesmo painel à direita, logo ao lado de “Etiquetas”, você encontrará a aba Relacionados (Related). Ela permite criar um “link” interno entre dois ou mais materiais da sua biblioteca. É um recurso excelente para conectar, por exemplo, o capítulo de um livro a diferentes artigos científicos que replicam um mesmo experimento.

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