Gestión de metadatos, etiquetas y organización de carpetas

Gestión de metadatos

A menudo, al añadir artículos u otros documentos de forma automática, algunos campos de metadatos pueden contener errores de formato, información en blanco o incluso estar clasificados con el tipo de documento equivocado (p. ej., un capítulo de libro capturado como si fuera un artículo de revista).

Para garantizar que tus citas y referencias sean correctas en el futuro, debes revisarlas y, si es necesario, modificar estos campos manualmente.

Como vimos en el tema anterior, Zotero concentra toda esta información en el panel derecho. Puedes editar libremente cualquier campo de esta zona.

Mira lo sencillo que es realizar ajustes:

1. Selecciona el ítem que deseas corregir en la columna central de tu biblioteca.
2. Observa el panel derecho (la pestaña “Información”). Allí encontrarás todos los metadatos.
3. Haz clic directamente en el texto del campo que necesitas ajustar (por ejemplo, el campo “Título” o “Fecha”). El cuadro de texto se volverá editable.
4. Escribe la información correcta y presiona Enter (o haz clic fuera del cuadro) para guardarla.

Cambiar el tipo de ítem

Si el documento se importó con la categoría equivocada, haz clic en el campo Tipo de ítem (el primero de la lista, en la parte superior del panel derecho). Aparecerá un menú desplegable para que elijas la clasificación correcta (Libro, Artículo de periódico, Página web, etc.). ¡Zotero ajustará automáticamente los campos disponibles!

Ajustar los nombres de los autores

Si Zotero importa el autor de forma desordenada o si se trata de un autor institucional (como “Ministerio de Educación” u “Organización Mundial de la Salud”), puedes ajustar la estructura del campo.

Solo tienes que hacer clic en el pequeño icono blanco situado a la derecha del cuadro de texto del autor. Este alterna entre el formato “Apellido / Nombre” (dividido en dos campos) y el formato de “Campo único”.

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Colecciones y subcolecciones (Carpetas)

Cuando comenzamos a usar Zotero, es muy habitual guardar todo y dejar que los artículos se acumulen en la raíz de “Mi biblioteca”. Sin embargo, es posible crear carpetas (que Zotero denomina Colecciones) para organizarse.

Aunque todavía no tengas en mente un sistema de organización “perfecto”, comenzar a separar tus textos por asignaturas, semestres o capítulos de tu trabajo ya supone una gran diferencia.

1. Crear una colección (Carpeta principal): En la esquina superior izquierda, encima de “Mi biblioteca”, haz clic en el icono de una carpeta pequeña con un signo más ‘+’ (Nueva colección). También puedes hacer clic con el botón derecho en “Mi biblioteca” y elegir la misma opción. Asigna un nombre a tu proyecto o asignatura.
2. Crear una subcolección (Subcarpeta): Si tu proyecto es grande, puedes crear carpetas dentro de otras carpetas para mantener todo mejor organizado. Solo tienes que hacer clic con el botón derecho en una colección que ya hayas creado y seleccionar Nueva subcolección… (New Subcollection).
3. Guardar tus ítems: Para colocar un texto dentro de una colección, haz clic en el ítem de la columna central, mantén presionado el botón y arrástralo hasta la carpeta deseada en la columna izquierda.

Colecciones de Zotero

A diferencia de las carpetas normales de tu computadora, colocar un mismo artículo en dos colecciones diferentes de Zotero no duplica el archivo PDF ni ocupa más espacio en el disco duro. El software solo crea “accesos directos”. Es decir, puedes colocar el mismo artículo en la carpeta “Metodología” y en la carpeta “Proyecto final” sin ningún problema.

Por este motivo, presta atención al eliminar un ítem: para quitarlo únicamente de la carpeta actual, haz clic con el botón derecho sobre él y elige Quitar ítem de la colección. Pero ten cuidado: si eliges Mover ítem a la papelera, se eliminará de toda tu biblioteca y desaparecerá también de todas las colecciones.

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Etiquetas (Tags)

Mientras que las carpetas (colecciones) ayudan a separar tus ítems por proyectos o asignaturas, las etiquetas son herramientas increíblemente flexibles para relacionar temas y organizar tu flujo de trabajo de forma transversal.

Puedes usar etiquetas para marcar conceptos clave, separar metodologías o incluso definir el estado de un documento (p. ej., leído, tomar notas, urgente).

1. Crear una etiqueta: Selecciona un ítem de tu biblioteca (columna central). En el panel derecho, desplázate hasta la pestaña Etiquetas (Tags), haz clic en el botón Añadir (Add) y escribe el nombre deseado.
2. El selector de etiquetas: Observa la esquina inferior izquierda de la pantalla de Zotero. Allí hay un panel (una nube de palabras) que reúne todas las etiquetas que ya has utilizado en tu biblioteca.
3. Filtrar la biblioteca: Haz clic en cualquier etiqueta de ese panel inferior izquierdo. Zotero aplicará un filtro instantáneo y mostrará en la columna central únicamente los ítems que tengan esa etiqueta. Para quitar el filtro, basta con volver a hacer clic en la etiqueta.
4. Asignar colores: En ese mismo panel de la esquina inferior izquierda, haz clic con el botón derecho en una etiqueta que consideres muy importante (como un estado de lectura) y selecciona Asignar color… (Assign Color…).
5. Elige un color, define un número como atajo de teclado (opcional) y haz clic en Aceptar.

Organización visual

Cuando asignas un color a una etiqueta, Zotero comienza a mostrar un pequeño círculo de color junto al título del artículo en la lista principal.

Nota: Zotero suele importar “Etiquetas automáticas” junto con los datos del artículo. Para evitar que tu panel se sature en el futuro, puedes desactivar este comportamiento predeterminado: accede a los Ajustes (Settings) de la aplicación, ve a la pestaña General (General), desplázate hasta la sección Miscelánea (Miscellaneous) y desmarca la casilla “Automatically tag items with keywords and subject headings”.

Extra: Artículos relacionados

En el mismo panel derecho, junto a “Etiquetas”, encontrarás la pestaña Relacionado (Related). Esta permite crear un “enlace” interno entre dos o más materiales de tu biblioteca. Es un recurso excelente para conectar, por ejemplo, el capítulo de un libro con diferentes artículos científicos que reproducen un mismo experimento.

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