Inserción de ítems en Zotero

Ítems y metadatos

¿Qué es un ítem?

Primero, debemos comprender el concepto de ítem.

En Zotero, un “ítem” es la unidad básica de tu biblioteca. Funciona como un contenedor que guarda los metadatos de tu referencia y en el que puedes adjuntar archivos relacionados (como PDF, enlaces y notas de lectura).

Los ítems pueden ser de diversos tipos, y Zotero adapta automáticamente los campos de metadatos para cada uno de ellos. Haz clic en las pestañas de abajo para ver cómo cambian los campos según el tipo de archivo:

Artículos científicos

Ejemplos de metadatos en Zotero:

• Título del artículo
• Autores (Apellido, Nombre)
• Título de la publicación (Nombre de la revista)
• Volumen y número (Fascículo)
• Páginas
• DOI (Digital Object Identifier)

Libros y capítulos

Ejemplos de metadatos en Zotero:

• Título del libro o capítulo
• Autor / Editor
• Editorial
• Lugar (Ciudad de publicación)
• Año
• ISBN

Web y medios

Ejemplos de metadatos en Zotero:

• Título de la página web o del pódcast
• Título del sitio o programa
• URL (Enlace de acceso)
• Fecha de consulta (Fundamental para las normas ABNT)
• Fecha de publicación original

Otros formatos

(Ej.: Obras de arte, Mapas, Patentes, Leyes)

Ejemplos de metadatos adaptables:

• Artista / Autoridad
• Institución o Tribunal
• Tipo de obra / Número de expediente
• Fecha de creación / promulgación

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Métodos de inserción

En esta etapa, nuestro objetivo es aprender a alimentar la biblioteca mediante cinco métodos diferentes. Elige el que mejor se adapte a tu flujo de trabajo:

1. Inserción manual

Crea un ítem desde cero y completa sus metadatos de forma totalmente independiente y personalizada.

2. Varita mágica

Añade artículos al instante mediante identificadores únicos (PMID, DOI, ISBN, etc.).

3. Captura automática

Utiliza Zotero Connector para extraer ítems y archivos PDF adjuntos directamente desde tu navegador.

4. Arrastrar y soltar

Añade directamente a la biblioteca archivos PDF que ya están guardados en tu computadora.

5. Importación por lotes

Importa decenas de referencias a la vez desde archivos RIS o BibTeX exportados de bases de datos.

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1. Inserción manual Para libros físicos y otros tipos de material

Ideal para documentos físicos, libros antiguos, informes internos o materiales que no tienen registros estructurados en línea.

1. En la barra superior de Zotero, haz clic en el icono de Nuevo ítem (parece un documento detrás de un círculo con un signo más + en el centro).
2. Aparecerá un menú desplegable. Selecciona el tipo de material que tienes (p. ej., Libro, Documento, Artículo de revista). Consejo: Si no encuentras de inmediato el tipo exacto, pasa el cursor sobre la opción “Más” al final de la lista para ver todas las categorías disponibles.
3. En cuanto selecciones el formato, se creará un ítem vacío en la columna central de tu biblioteca.
4. En la columna de la derecha (Panel de metadatos), haz clic en los campos vacíos (como Título, Autor, Fecha, Editorial) e introduce manualmente la información de tu material.

2. Varita mágica ¡Más rápido!

Con este método, basta con tener un identificador único. El sistema busca en las bases de datos y completa automáticamente todos los metadatos posibles.

1. En la barra superior de Zotero (justo al lado del botón de Nuevo ítem), haz clic en el icono de Añadir ítem(s) por identificador. Tiene exactamente la forma de una varita mágica.
2. Aparecerá una pequeña barra de búsqueda en la propia barra superior.
3. Escribe o pega el código identificador de tu documento. Los más útiles para nuestro flujo de investigación son:
   • DOI: Digital Object Identifier o Identificador de Objeto Digital.
   • ISBN: El código de registro de los libros.
   • PMID: El número de identificación de artículos en la base de datos PubMed.
4. Presiona la tecla Enter (o Return) en tu teclado. Zotero procesará la búsqueda en las bases de datos globales y catalogará la información disponible.

3. Captura automática La más utilizada

Es la forma más práctica para el día a día. Con la extensión instalada en tu navegador, puedes guardar la referencia completa (¡y a menudo también el PDF!) con un solo clic mientras lees el artículo. Además de artículos, puedes capturar otras referencias en línea, como videos de YouTube, sitios web, etc.

1. Mantén abierta la aplicación: La aplicación principal (Zotero) debe estar abierta y ejecutándose en segundo plano en tu computadora para que funcione.
2. En tu navegador, accede a la página del material que deseas referenciar (puede ser un artículo en SciELO, un video de YouTube o incluso un reportaje).
3. Localiza el icono de Zotero Connector en la barra de extensiones (generalmente en la esquina superior derecha de tu navegador) o, en el caso de Safari, a la izquierda de la barra de direcciones.
4. Observa el cambio de icono: La extensión cambia de icono según lo que detecta en la pantalla. Puede aparecer como una hoja rayada (artículo), un libro azul, un periódico o una página web común. Si hay varios artículos en la misma página, se convierte en una carpeta amarilla.
5. Haz clic en el icono. Aparecerá una pequeña notificación en una esquina de la pantalla para confirmar que los metadatos (y el PDF original, cuando esté disponible en acceso abierto) se están guardando en tu biblioteca.
6. En la notificación o en una ventana emergente, como en el caso de una página con varios artículos (por ejemplo, una búsqueda de PubMed), puedes cambiar la ubicación de destino del archivo o seleccionar qué artículos deseas guardar (en páginas de resultados de búsqueda).

¿Adónde fue mi referencia?

Zotero siempre envía la nueva captura directamente a la carpeta (Colección) que esté seleccionada en la aplicación principal. ¡Acostúmbrate a hacer clic en la carpeta específica de tu proyecto actual antes de comenzar tus búsquedas en Internet!

En la práctica: llegaron los metadatos, pero no el PDF

La varita mágica y Zotero Connector pueden crear correctamente la referencia sin conseguir descargar el PDF. Esto ocurre, por ejemplo, cuando el archivo está detrás de una página de acceso, requiere un inicio de sesión institucional o el sitio no lo ofrece directamente.

En ese caso, descarga el PDF y añádelo a tu biblioteca (por ejemplo, arrastrando el archivo a Zotero). Como Zotero intenta leer los metadatos del archivo, es habitual que aparezca un segundo ítem para la misma referencia: el creado por la varita o por Connector y un nuevo ítem generado a partir del PDF.

Lo recomendado en este caso es combinar los dos ítems en uno solo:

1. Selecciona los dos ítems (usa Ctrl + clic en Windows/Linux o Cmd + clic en Mac).
2. Haz clic con el botón derecho y elige Combinar elementos… (Merge Items…).
3. En la ventana que se abra, elige el ítem que será el principal (preferiblemente el que tenga los metadatos más completos) y confirma.
4. Zotero unirá todo en un único ítem, manteniendo los metadatos elegidos y reuniendo el PDF, las notas y las etiquetas.

De esta forma evitarás referencias duplicadas y mantendrás la ficha y el archivo juntos.

4. Arrastrar y soltar Para PDF locales

¿Ya tienes artículos y tesis descargados en tu computadora? Solo tienes que arrastrar el archivo PDF a tu biblioteca. El software intenta leer el documento y recuperar los metadatos para crear automáticamente la referencia.

1. Mantén Zotero abierto y localiza en tu computadora la carpeta donde está guardado el archivo PDF.
2. Haz clic en el archivo, mantén presionado el botón y arrástralo directamente a la columna central de Zotero (tu lista de referencias).
3. Suelta el botón del ratón. Zotero importará el archivo e iniciará un proceso rápido de “recuperación de metadatos”.
4. Si el reconocimiento tiene éxito, el PDF se convertirá en un “ítem” completo (con el icono de artículo o libro) y se completarán los campos. El archivo original quedará guardado como adjunto dentro de ese ítem.

¿Qué lee Zotero dentro del PDF?

Es importante comprender que los PDF científicos no son solo texto visual. Cuando una editorial publica un artículo moderno, incorpora metadatos ocultos (como Título, Autor y DOI) en el propio código del archivo.

Zotero examina el documento en busca de esos metadatos invisibles o intenta leer un DOI impreso en la primera página para consultar sus bases de datos en línea.

¿Y si falla? Si tu PDF es un libro antiguo escaneado, una tesis sin metadatos incorporados o un documento mal formateado, Zotero no podrá encontrar esos datos. El archivo permanecerá en tu biblioteca únicamente como un adjunto independiente. En esos casos, deberás hacer clic con el botón derecho sobre él, seleccionar “Crear ítem contenedor” (Create Parent Item), introducir un identificador o escribir los datos manualmente.

5. Importación por lotes Extra

Si estás realizando una revisión sistemática o migrando desde otro gestor (como Mendeley o EndNote), no tendrás que añadir los ítems uno por uno.

Las bases de datos científicas (como PubMed, Scopus y Web of Science) permiten exportar decenas o cientos de resultados de búsqueda en un único archivo de texto (generalmente en los formatos .ris, .bib o .bibtex).

1. Realiza tu búsqueda en la base de datos (p. ej., PubMed) y localiza el botón Exportar (Export) o Cita (Citation).
2. Elige guardar el archivo en formato RIS o BibTeX en tu computadora.
3. Con Zotero abierto, haz clic en el menú superior Archivo (File) > Importar… (Import…).
4. Selecciona la opción “Un archivo” y localiza el documento que descargaste.
5. Zotero creará una nueva carpeta en tu biblioteca e importará de una sola vez todas las referencias, con los metadatos ya organizados.

Exportación

Del mismo modo que puedes importar archivos de otros gestores, si algún día necesitas hacer una copia de seguridad manual o enviar todas tus referencias a un colega, solo tienes que ir al menú Archivo > Exportar biblioteca… (Export Library…).

Podrás elegir el formato de salida (como RIS o BibTeX), y Zotero creará un archivo que contendrá toda tu colección para que pueda leerse en cualquier otro software.